Función del Documento Equivalente con el Régimen Simplificado

El artículo 771-2 consagra que para la procedencia  de costos y deducciones, se requiere la factura  y en su defecto el documento equivalente. A su vez del decreto 522 de 2003  en su artículo 3° reguló la elaboración del documento equivalente por parte de los responsables pertenecientes al régimen común que adquieran bienes o servicios  de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado al establecer:

“Artículo 3°. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura.

• ¿Para qué sirven los documentos comerciales en una empresa?

Sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.

Toda operación contable debe estar registrado en los libros de contabilidad, pero pues a su vez tiene que tener un respaldo justificable, es por ello que seguidamente se hablara de los principales documentos comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable.

• ¿Cuáles son las características obligatorias de un soporte contable?

Características obligatorias de cualquier soporte contable:

·         Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

·         Nombre, número y fecha del comprobante.

·         Descripción del contenido del documento.

·         Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

• ¿En qué momento de una actividad comercial se utiliza una nota crédito y una nota débito?

·         Nota debito:

Es un comprobante que se emplea para cargar a la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Por ejemplo; si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso, para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le está causando un cobro de intereses.

·         Nota crédito:

Soporte que se utiliza cuando se conceden descuentos que no estén liquidados en las facturas o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de mercancía.

Caso contrario, si por error, al cliente se le cobró por las mercancías que se le vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crédito mediante la cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota crédito es una erogación para la empresa puesto que se debe disminuir el valor que inicialmente se registró como venta. Desde el punto de vista del cliente, como su obligación se disminuye con la nota crédito, ésta se convierte en un ingreso en la medida en que disminuye el valor de las mercancías que adquirió inicialmente a un mayor valor.